Инвентаризация товаров в магазине

Организация инвентаризации

 

Инвентаризация товаров проходит в несколько последовательных этапов:

• начинается все с качественной подготовки, от этого зависит эффективность всей процедуры. Руководитель должен подписать указ о проведении пересчета товара и выбирается наиболее оптимальное время. Как правило, многие проводят ревизию именно ночью, чтобы не потерять прибыль в дневные часы работы. Но все индивидуально, в зависимости от графика магазина;
• далее работникам нужно предоставить специальное оборудование, с помощью которого производить процедуру перерасчета. Так будет меньше ошибок и тем самым ревизия пройдёт качественнее;
• результаты заносятся в специальную ведомость ИНВ-19. На основе внесенных данных, комиссия составляет акт списания;
• по окончанию ревизии руководитель должен ознакомиться с ее результатами и вынести вердикт. Обычно, за товар отвечают определённые сотрудники, в таком случае, при обнаружении недостачи, им выписывается штраф или повторная проверка. 

 

Виды процедуры

 

Виды ревизии различаются по типу проверяемых товаров, и она бывает плановая и внеплановая. Плановая — это ежегодная проверка остатков, а внеплановая делается по запросу руководителя.

 

Виды ревизии:

1. Полная. Она проводится два раза в год и проверяются абсолютно все позиции. 
2. Локальная. Частота проведения определяется по мере необходимости, она затрагивает определенную группу товаров, например, алкоголь. 
3. Выборочная. Проверяют проблемные товары, такие как молочка, мясо. График проверки не определён, она может проводиться хоть каждый день. 

 

Также ревизии делятся на группы от ревизующих органов:

1. Вневедомственные. Их проводит государство, а точнее органы контроля. 
2. Ведомственные. Проводятся контрольно-ревизионным аппаратом. 
3. Внутрихозяйственные. Проводятся самими сотрудниками, контролирующие внутренние подразделения. 

 

По способу контроля ревизии можно разделить на:

1. Дополнительные: их проводят, когда есть сомнения насчет плановой ревизии. Возможно, есть какие-то скрытые факты или махинации. 
2. Повторные: их делают для проверки уже ранее проведенной ревизии. Целью является выяснение, как предприятия ликвидируют недостатки. 

 

Когда проводят ревизию 

 

Даты для проведения ревизии определяются руководителем компании. 

Они зависят от принципа работы самой организации и ее специфики. Например, в магазинах принято проводить пересчёт в ночное время, когда нет клиентов. Проверку в небольших продуктовых магазинах можно проводить раз в неделю или в месяц. То есть, частота проверки зависит от загруженности магазина и его размера. Специалисты не советуют слишком часто проводить проверку, так как для этого нужно закрывать отдел и тем самым потерять в выручке.

В больших гипермаркетах обычно проводят частичную инвентаризацию ежедневно. Управляющий сам выбирает группу товаров и с помощью специального оборудования производится пересчёт таким образом, чтобы не мешать покупательской активности. 

 

Небольшим круглосуточным магазинам сложнее провести учёт. Для этого необходимо закрыть весь отдел на определенный промежуток времени и можно потерять несколько клиентов.
Лучше проводить ревизию в то время, когда меньше всего покупателей, раннее утро или ночь. Перед проведением инвентаризации рекомендуется
заранее повесить табличку или объявление, чтобы клиенты были в курсе. 

Иногда проводится ревизия именно по мебели или оборудованию, это делается крайне редко. Обычно, такая ревизия нужна при замене управляющего, чтобы передать все имущество новому человеку. При увольнении высокого звена, тоже проводят проверку имущества. Также, если руководитель заметит, что мебель стала пропадать, то в таких случаях тоже потребуется ревизия. В крупных офисах даже каждый компьютерный стул
имеет нумерацию и внесен в акт. 

Инвентаризация в розничном магазине

 

В розничном магазине проверка делится на 4 этапа и имеет свои особенности.

Для ее проведения необходимо иметь документацию и постановления. Весь процесс имеет следующий вид:

• ведется пересчет остатков по товару, и подготавливается опись; 
• при любом отклонении или факте нарушения составляется акт;
• после всей процедуры документы передаются в отдел бухгалтерии для последующей проверки;
• и в конечном итоге можно оценить полученные результаты проверки. 

Инвентаризация в розничном магазине имеет несколько больших шагов, рассмотрим каждый отдельно. 

 

Шаг 1. Подготовка.

На этом этапе происходит вся подготовка к проведению ревизии. Начальник обязан подписать указ, который информирует о самой процедуре. В комиссию входит руководитель, бухгалтер. Главным фактором является то, что сотрудники не должны быть осведомлены о предстоящей проверке, чтобы не повлиять на ее итоговые показатели. Так как персонал может заранее самостоятельно пересчитать товар и «закрыть» недостачу. 

 

Шаг 2. Комиссия вместе с сотрудниками производит пересчет товара.

Ревизия может быть проведена ручным способом или с помощью специального оборудования. После проверки каждый член комиссии ставит свою подпись на документах. Акт оформляется в двух экземплярах, один для бухгалтерии, а второй для МОЛ. Важно, чтобы в акте не было ошибок и исправлений. 

 

Шаг 3. Далее бухгалтер сверяет составленный акт с данными учета.

При обнаружении расхождений заполняются и подписываются соответствующие документы.  

Шаг 4. Это последний шаг, на котором проверяют реальные остатки с подсчитанными.

Руководитель готовит указ с полученными убытками и назначает виновных за это. Чаще всего сотрудники получают штраф, который удерживают с заработной платы. 

 

Постановления о проверке в торговом зале

 Для проведения ревизии есть правила, которые регулируются законодательством. Их соблюдение строго для всех. Рассмотрим эти постановления:

• учет товара должен происходить в порядке расположения материальных ценностей;
• для продуктов питания, которые имеют свойства усыхать или по каким-либо причинам изменять свой объем, есть расписанные нормы естественной убыли;
• согласно 29 пункту Методических указаний, директор должен ознакомиться с результатами проверки и вынести свой вердикт. Обычно устранение недостачи накладывается на ответственных за это лиц;
• в бухгалтерском учете должен быть принят резерв под уменьшение цены на товары. 

 

Длительность ревизии

Длительность инвентаризации зависит от ее формы и требований, как правило, длительность может достигать нескольких часов или сутки.

 

Рассмотрим виды проверки:

• для подготовки балансного отчета. Такую проверку проводят раз в год, в период с октября по декабрь;
• для проверки денежных средств - такая инвентаризация проводится реже, раз в 3 года; 
• есть ещё ревизии, которые проводятся по решению начальника. Например, уволился сотрудник и нужно провести проверку товара. 

 

У розничной торговли нет строгих правил для периодичности проведения ревизии, в каждой организации свои особенности. Кто-то проводит раз в год, а кто-то каждую неделю, зависит от типа организации и руководства. 

 

Процедура проведения 

 

Рассмотрим более подробно каждый этап проведения инвентаризации на предприятии. 

 

Этап 1

 

Сначала выбираются члены комиссии, которые присутствуют на каждой инвентаризации. Комиссии особенно необходимы для больших предприятий, где требуется проверить большой ассортимент товаров. Членов комиссии обычно выбирает руководитель, в нее может входить любой из сотрудников, особенно важен персонал из бухгалтерии, администрации.

 

Также могут привлекаться люди со стороны, например, аудиторы. По правилам в комиссии должно быть не менее трех человек. Также важно выбрать председателя, он не должен быть заинтересованным и материально ответственным лицом. Материально ответственный персонал никогда не входит в состав комиссии, но их присутствие на ревизии обязательно.

 

Такой двойной контроль поможет избежать изменения результатов ревизии. Бывают случаи, что сотрудники незаметно “подкладывают” собственные товары, чтобы избежать большой недостачи, так как при ее обнаружении могут поднять материалы с камер видеонаблюдения или откроются другие факты, не в пользу персонала.

 

Этап 2

 

На инвентаризации большую роль играет подготовка. Для начала необходимо собрать все документы, акты, накладные по приходу и расходу товара, которые еще не передавались в бухгалтерию. Важно учитывать каждый такой документ, иначе могут быть ошибки и расхождения. Подготовка обычно проводится заранее, а не в день ревизии. Как правило, назначаются ответственные люди за документы.

 

Этап 3

 

Проведение самой ревизии должно быть в присутствии всех материально ответственных людей. Поэтому дата и время проверки утверждается заранее. Комиссия тщательно проверяет состояние продукции, которая находится под учетом и ее количество. Ведется пересчет кассы, взвешивание товаров, учитывается усушка и утряска.

 

Этап 4

 

Подведение итогов происходит на последнем этапе. Комиссия заносит данные о реальных остатках магазина в отчет и все это отправляется в бухгалтерию для пересчета. После ревизии составляется протокол, и проводится собрание в свободной форме.

 

В протоколе указывают:

• обоснование излишков или убытков и пути их регулирования;
• причины недостач;
• перечень товаров, которые подлежат уценке или списанию.

 

В протоколе ставят подписи все члены комиссии. Также в нем обобщают результаты инвентаризации и передают для ознакомления директору, а он в свою очередь, выдвигает решение.

 

Материально ответственные люди

 

В розничных магазинах каждый сотрудник подписывает документ, в котором указано, что персонал несет полную ответственность за продукцию. К инвентаризации приглашают весь персонал, чтобы сразу разобраться в убытках. При обнаружении недостачи сложно законно в этом обвинить работников, но это возможно, если есть подтверждение преступления и наличие прямых доказательств в сторону персонала. Также при обнаружении сотрудника в алкогольном или наркотическом опьянении можно выдвинуть такое обвинение. 

 

Успешная инвентаризация 

Успешная ревизия зависит от ее организации, которая лежит на руководстве. Зная все правила проверки, можно обеспечить стабильную работу предприятия.
Благодаря некоторым хитростям можно успешно проводить ревизии, перечислим их:

1. Нанимать в штат только высококвалифицированных работников, в идеале, если они будут иметь опыт работы на похожей должности. Такие сотрудники смогут поддерживать нужный рабочий темп и обеспечат эффективную работу.
2. Руководство должно заранее разработать стандарты инвентаризации, чтобы она проходила по одному «сценарию». 
3. В процессе проверки должны участвовать несколько проверяющих.
4. Исполнитель должен провести анализ и структурировать полученные данные. 

Соблюдая вышеуказанные правила, проверка будет проходить эффективно и по принятому графику. 

 

Система для проведения инвентаризации

 

На небольших предприятиях учёт товара производится вручную, но все-таки учетная система во много раз облегчит и структурирует весь процесс. Система поможет избежать ошибок, которые возникли по человеческому фактору.

С системой можно:

• вносить коррективы или изменять количество выборочных позиций;
• автоматически выгрузить список товаров в необходимом порядке или сгруппировать их;
• распечатать необходимые бланки из самой системы;
• одним кликом посмотреть нужные отчеты. 

 

Исходя из вышеперечисленных возможностей, можно сделать вывод, что современные технологии гораздо облегчают процедуры проверки. Главное, найти хорошую программу и настроить под свою фирму. 

 

Бух анализ результатов

Как и упоминалось выше, все акты передаются на проверку в отдел бухгалтерии. Также бухгалтеру необходимо отразить результат ревизии в учете. Бухгалтерская отчетность предполагает в себе результаты годовой ревизии. При проверке может выявиться пересортица, излишки или недостача.

1. Пересортица. В методических указаниях по инвентаризации указано, как нужно учитывать пересортицу товара. В аналитическом учете нужно записать дебет ценностей, которые в излишке и кредит ценностей, по которым недостача.
2. Недостача. Естественные убытки записывают как затраты на производство, а недостачи сверх норм указывают как прочие расходы предприятия. Это указывается в том отчетном периоде, в котором проводилась ревизия.
3. Излишки. Чаще всего излишки свидетельствуют об ошибке, которую допустили во время пересчета товара или при бухгалтерском учете. Поэтому сначала нужно перепроверить данные у бухгалтера и магазина. Если ошибка не нашлась, то ее можно записать на прочие доходы фирмы.

 

За проведение инвентаризации и за сроки ее проведения отвечает инвентаризационная комиссия, которая была назначена ранее. Члены комиссии должны следить за сроком и порядком проведения, а также обеспечить качественную подготовку. Также комиссия несет ответственность за оформление актов и документов. 
Не нужно забывать, что налоговая инспекция может в любой момент проверить отчеты по прошедшим ревизиям и в случае непредставления данных на компанию накладывается штраф.

 

Итоги процедуры 

Не только руководители, но и персонал ждут итоги инвентаризации. Проверяющий должен предоставить отчет, в котором подробно расписаны итоги. Ревизия показывает на наличие нарушений или отклонений от норм. Не всегда обнаруживается недостача, иногда наоборот, появляются излишки. 
Если обнаружились излишки товара, то для начала нужно разобраться в причине появления лишних позиций. А лучше провести повторную проверку. 
При обнаружении недостачи тоже выясняется причина. Также нужно учитывать естественную убыль (крыши, усушка, утряска). Вопрос с ответственными за убытки решается в каждом предприятии по-своему. 
Таким образом, инвентаризация — важный этап проверки для каждого предприятия. Ее проводят не только на больших фирмах, но и в маленьких розничных магазинах. Единственное отличие - это частота и время проведения. Ревизия поможет выяснить, как обстоят дела с учетом товара и в случае чего найти ошибки. Также пересчет ценностей проводят, когда кто-то из материально ответственных сотрудников увольняется. 
По закону есть определенные виды и частота ревизий, которые предприятия должны строго соблюдать. Для этого руководитель назначает ответственных лиц, которые организовывают и проводят проверку. Также специалисты не советуют проводить учет путем ручного пересчета. Эффективнее всего использовать специальные сервисы и оборудование, которое заметно ускорит ревизию.
При обнаружении недостачи она взимается с материально ответственных людей. Сумма может быть задержана с зарплаты работников (20% в месяц), но обязательно нужно иметь документ, в котором сотрудники поставили подпись о том, что согласны с результатом проверки. Если такого документа не будет, то они вправе подать в суд или провести повторную проверку.