Как правильно провести инвентаризацию

В каких случаях необходимо проводить инвентаризации и сроки ее проведения

 

Согласно приказу Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н есть перечень обязательных причин проведения инвентаризации:

• до подготовки годовой отчетности;
• назначение нового руководителя или другого материально ответственного лица;
• сокращение количества работников предприятия более чем на 50%;
• снятие с учёта (продажа, передача в оперативное управление и прочее) или оформление в аренду основных средств госимущества или муниципальной собственности;
• после ЧС (пожар, затопление и прочие);
• при обнаружении махинаций с собственностью предприятия, недостач или повреждений ценностей, или махинаций с документооборотом, в том числе подлогов в учете;
• при внесении существенных изменений в деятельности компании в форме изменения собственника или объединения, разделения и других форм преобразований;
• ликвидация предприятия.

До формирования годовой отчётности ревизия ценностей проводится ежегодно и допускается ее осуществлять,
начиная с 1 октября по 31 декабря отчётного года. При этом проверка должна завершиться в строго установленное время. Необходимо принимать во внимание, что при составлении годовой отчётности без инвентаризационной отчётности, налоговая инспекция может наложить административную ответственность на первого руководителя и главбуха в размере до 10 тыс. рублей.

Нужно учитывать, что есть требования к осуществлению инвентаризации конкретных активов с более продолжительными перерывами: основных средств - раз в три года, фонды библиотек ещё реже: раз в пять лет, а для крайнего севера и подобных допускается осуществлять ревизию на даты минимальных остатков.
В других ситуациях, в частности преобразовании формы собственности или ликвидации, закончить до оформления передаточного акта или ликвидационного баланса.

В отдельных случаях сроки проведения инвентаризации могут переноситься на более продолжительные сроки, особенно, когда объемы проверки значительные. При этом предельные сроки продления не ограничиваются. Продление, как и учреждение мероприятия, оформляется организационно-распорядительным документом по предприятию.

 

Кто должен участвовать в проведении инвентаризации

Организационно-распорядительным документом устанавливается список лиц, ответственных за организацию и проведение всех необходимых процедур. В комиссию входят специалисты, которые с максимальной эффективностью смогут выявить все расхождения, как связанные с человеческим фактором (технические ошибки, пересортица, кражи и махинации с документацией), так и по не связанным с человеческим фактором причинами (порча грызунами, естественная убыль). Во избежание сговора с целью сокрытия фактов хищений необходимо продуманно относиться к подбору состава работников комиссии.

Пересчет проводится в присутствии сотрудника, отвечающего за хранение этого имущества, а если предусмотрена коллективная ответственность, то всех членов бригады материально ответственных лиц, но в состав комиссии его/их не включают. Точный состав определяет первый руководитель. Если предприятие небольшое, то достаточно трех человек, на более крупном — необходимо от шести человек. 

Целесообразно в состав комиссии вводить:

• первого руководителя или его заместителя, других представителей административных органов;
• главбуха или его заместителя;
• начальников заинтересованных структурных подразделений, в частности юридического подразделения, службы безопасности, охраны, аудита, охраны труда и тому подобных;
• руководителей ответственных структурных подразделений, в том числе отдела логистики, внутренней бухгалтерии и других.

Основной критерий подбора — эффективное выполнение всех задач инвентаризации, а именно пересчета и ответственной сверки. Если количество работников назначено меньше предусмотренного законодательством, то руководство компании рискует тем, что результаты будут признаны недействительными.

В комиссию допускается включать специалистов иных учреждений, например, независимых оценщиков или аудиторов. При этом Председателем комиссии должен быть назначен исключительно работник проверяемой компании, но не материально ответственное лицо за имущество, подлежащее контролю. Чаще всего, это один из заместителей первого руководителя или начальник одного из структурных подразделений.

На мероприятии обязательны соответствующая техника и подготовленные работники, которые понимают процесс, смогут точно произвести перемещение и транспортировку (при необходимости), измерение (пересчет, взвешивание, измерение) и подсчет ценностей, оценить ущерб.

При подозрении на любые преступные деяния при проведении инвентаризации задействуются сторонние организации, в том числе: сотрудники правоохранительных органов, независимых экспертных или аудиторских компаний, налоговой. Все эти представители официально входят в состав комиссии на основании организационно-распорядительного документа о проведении инвентаризации.

Какие разновидности инвентаризации существуют 

Классифицировать инвентаризацию можно по таким признакам:

1. По охвату:

• полная: включает сплошной контроль всего имущества и денежных средств компании, включая арендованные активы;
• частичная: ревизия ОС, ТМЦ, денег в кассе/на счетах и т.д., при выявлении недостач может быть распространена на более широкий перечень объектов;
• выборочная: узкоспециализированная проверка отдельных категорий ТМЦ. 

2. По периодичности проведения:

• плановая - охват определяется законодательными нормами и фиксируется организационно-распорядительным документом;
• внеплановая - по требованию руководства компании, например, при подозрении на нарушения или других вышеуказанных требований о проведении проверки в случае смены руководства и прочих.

3. По субъекту, осуществляющему контроль:

• силами работников компании;
• экспертная инвентаризация: по решению руководства привлекается внешняя специализированная компания по договору аутсорсинга. Такой подход обоснован при отсутствии у специалистов нужного опыта и подходящего оборудования. Уровень участия внешних специалистов может быть разным, но обычно проводится силами работников компании под контролем специалистов-аутсорсеров с соответствующим опытом работы. Также может быть предоставлено в аренду измерительное оборудование и организовано обучение, в том числе с применением собственных методик и технологий, что даст значительный практический багаж знаний работникам самой компании и повысит уровень их квалификации. Такой вариант проверки обеспечивает большую степень достоверности конечного результата, так как полностью исключает злоупотребление и сговор.

4. По уровню автоматизации:

• ручной пересчет и взвешивание, может дополнительно использоваться прибор для считывания штрих-кодов, что частично автоматизирует процесс. Такой метод уместен при небольших объемах проверки;
• автоматизированный пересчет - значительно сокращает сроки ревизии и снижает вероятность ошибок. Для этого все ТМЦ должны быть промаркированы с помощью специального оборудования, стикеров и штрихкодов. Это, конечно, трудоемкий процесс, но в дальнейшем он себя оправдывает: сокращается время на инвентаризацию минимум в два раза, не происходит простоя в рабочем процессе на время инвентаризации, избежание ошибок в силу отсутствия человеческого фактора, быстрая окупаемость первоначальных затрат на автоматизацию.

  
  

 

Для снижения рисков неточностей в проведении инвентаризации в любом случае необходимо создавать грамотно продуманные базы данных и системы учёта. При автоматизации процесса это сделать намного проще, так как база данных формируется в специализированном программном обеспечении на этапе внедрения, куда систематизированно вносятся данные по всему имуществу, ТМЦ и другим ценностям предприятия, которые предварительно соответствующим образом маркируются. Для контроля используется сканер, и система самостоятельно фиксирует и сигнализирует о недостачах в электронном режиме.

 

Какая собственность подлежит проверке

 Согласно нормативно-правовых актов РФ есть перечень ценностей, подлежащих контролю:

• ОС;
• запасы и готовая продукция на складе;
• наличные и безналичные деньги, все финансовые инвестиции, дебиторская и кредиторская задолженность, займы и другие обязательства;
• нематериальные активы;
• арендованное имущество, материалы в переработке, ценности на ответственном хранении.

 

Прежде чем проводить инвентаризацию, полный перечень имущества, подлежащий контрольным процедурам, должен быть включен в организационно-распорядительный документ о проведении проверки.

 

Порядок проведения инвентаризации

 

Этап 1. Создание ответственного органа

Основная работу по осуществлению всех мероприятий возлагается на постоянно действующую или рабочие инвентаризационные комиссии. Несколько рабочих комиссий создаются, если объем достаточно значительный, что обуславливает необходимость разделения зон ответственности.

Комиссия создаётся организационно-распорядительным документом, который допускается оформлять в произвольной форме или можно взять стандартный образец ИНВ-22. Чаще всего это приказ и в нем отражаются дата, номер, сроки, дата представления результатов и основания для проведения ревизии, фамилии, имена и отчества членов комиссии, список инвентаризуемых активов и обязательств. Могут быть созданы узкоспециализированные комиссии для конкретных задач.

 

Этап 2. Подготовительные операции

Для начала члены комиссии запрашивают у материально ответственных лиц первичные документы по учету: приходные и расходные ордера, отчёт о движении не отраженных в учете активов и обязательств, а также письменные свидетельства, что все документы переданы комиссии. После этого начинают готовить формы инвентаризационных описей в форме, предусмотренной самим предприятием или согласно стандартных форм ИНВ-1, ИНВ-3, ИНВ-4.

 

Этап 3. Осуществление контрольных мероприятий

Контроль факта наличия (поштучный пересчет, взвешивание, снятие размеров), оценка и сверка с данными бухучёта. А также перепроверка всех расчетов дебиторской и кредиторской задолженности, в том числе налогов, сборов и других бюджетных платежей, обязательств перед персоналом и третьими лицами. Контроль наличия нематериальных активов, проходящих по системам учёта.

 

Этап 4. Документирование результатов

Оформление описей путем занесения всех полученных результатов в специальные таблицы и фиксация отклонений. При этом все материально ответственные лица должны сделать надпись, что все контрольные мероприятия осуществлялись под их наблюдением. Если найдены отклонения, то составляется Сличительная ведомость.

По результатам проверки комиссия проводит заседание и подписывает протокол, в котором должны быть раскрыты следующие вопросы:

• сумма фактических излишков и недостач (при наличии);
• причины их возникновения и обоснования не отражения их на счетах бухгалтерского учета;
• ценности, подлежащие списанию или уценке с обоснованием и источниками погашения убытков, а также с указанием ответственных (при наличии);
• заключения и рекомендации комиссии по результатам проверки, в том числе о суммах резервов, которые необходимо сформировать на возможные потери в будущем или выводы об отсутствии такой необходимости.

 

После этого все данные обобщаются в ведомости учета результатов, которая оформляется в форме предусмотренной предприятием или используя стандартизированный бланк ИНВ-26. В ведомости указываются все отклонения и предложения по урегулированию.

Если в данном периоде было проведено несколько инвентаризаций, то допускается обобщение результатов в одной ведомости. Протокол с приложением ведомости учета результатов передаются первому руководителю компании для утверждения результатов. Первый руководитель может как утвердить все решения комиссии, так и принять самостоятельное решение, базируясь на полученных итогах.

Все данные и выводы отражаются в приказе по предприятию с указанием порядка устранения всех выявленных нарушений: порядок взыскания недостач с материально ответственных лиц, признанных виновными, наложении на них дополнительных мер взыскания, например, в виде штрафа, понижения в должность или вплоть до увольнения. При констатации кражи в больших размерах дело может быть передано в правоохранительные органы. В приказе также указывается перечень превентивных мер.

 

Учет результатов

Все результаты приходуются в бухгалтерском учете в том же периоде, когда осуществлялась инвентаризация.

Согласно приказу, работники должны:

• произвести зачет пересортицы и выявленных излишков, списать недостачи;
• списать задолженность, у которой истек срок исковой давности;
• сформировать резервы или скорректировать уже имеющиеся суммы;
• произвести все остальные начисления и списания, согласно решения первого руководителя.

Ответственность за все итоги проведенной инвентаризации несет инвентаризационная комиссия. Налоговая инспекция проверяет все результаты по факту проведенного учета и если будут выявлена недостоверность или расхождения учета и отчетности, то на предприятие могут быть наложены штрафные санкции.