Смена материально-ответственного лица может быть произведена в связи с его увольнением, сменой деятельности, переводом, командировкой или возвращением из командировки, длительным больничным, декретным отпуском и другими причинами. При смене материально-ответственного лица проводится инвентаризация в обязательном порядке, согласно требованиям п. 2 ст. 12 Закона о бухгалтерском учете.

Инвентаризация при смене материально-ответственного лица включает в себя контроль и учет имущества компании, основных средств (фондов), денежных средств, а также товарно-материальных запасов. Таким образом, проверка при смене материально-ответственного лица может проводиться на любом объекте, которым заведовало должностное лицо, будь то магазин, склад, офис, предприятие, цех, кафе и т.д.

Стоит учитывать, что инвентаризация при смене материально-ответственного лица может проводиться как полная, так и выборочная. Т.е. в зависимости от объема ответственности должностного лица, она может проводиться только в отношении имущества, закрепленного за соответствующим материально-ответственным лицом. Проведение инвентаризации при смене материально-ответственного лица регламентируется приказом руководителя организации и Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

Порядок и сроки проведения инвентаризации при увольнении или смене материально-ответственного лица

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации и документируются письменным приказом.

Условно проверку можно разбить на 4 последовательных этапов:

1. передача инвентаризационной комиссии необходимой документации;
2. проверка фактического наличия и состояния имущества, основных средств и товарно-материальных ценностей;
3. сопоставление фактических данных с данными бухгалтерского учета;
4. документальное оформление результатов аудита.

Проведение инвентаризации в случаях, когда сменяемое материально-ответственное лицо отказывается от участия в проведении проверки и от подписания инвентаризационных ведомостей, также является обязательным, кроме того отказ должностного лица от проверки документально оформляется.

Особенности проведения инвентаризации при смене материально-ответственного лица

К основным особенностям такой инвентаризации относятся:

• в самом начале процедуры инвентаризации материально-ответственные лица должны дать расписки о своевременном прекращении деятельности, постановке на учет всех ценностей и прочего, касающегося их ответственности;
• при передаче материальных ценностей новому материально-ответственному лицу кроме стандартных документов инвентаризации оформляется также акт приема-передачи товарно-материальных ценностей, где отражается их наименование, количество, цена за единицу и стоимость по каждой позиции;
• проверка фактического наличия имущества должна проводиться при участии материально-ответственных лиц;
• Проверка должна осуществляться на день приемки-передачи дел.

Проведение инвентаризации при смене материально-ответственного лица может осуществляться как собственными силами, так и с помощью сторонних услуг независимых контролеров, что надежнее и эффективнее. Подробнее с нашими услугами можно ознакомиться в соответствующем разделе: услуги по проведению инвентаризации.