Инвентаризация ТМЦ

Регулярность

Как мероприятие, требующее колоссальных затрат времени и трудовых ресурсов, инвентаризацию, как правило, делают только при выявлении крупной кражи или для оценки последствий чрезвычайной ситуации. Редко, где ревизионный контроль проводят перед ежегодным бухгалтерским отчетом и еще реже при смене материально ответственного лица. Что не только противоречит требования законодательства, но и негативно отражается на внутренней дисциплине, соответственно, и на экономических показателях.

Полную плановую инвентаризацию необходимо проводить ежегодно, и регулярно, раз в квартал, например, делать ревизии отдельных участков или выборочные внеплановые проверки.

Независимая оценка

Привлечение сторонних специалистов обеспечивает объективность, полностью исключающую человеческий фактор. Персонал независимого подрядчика не будет подсчитывать один и тот же товар несколько раз, подменять упаковку или делать подставные списания, в попытке скрыть собственную нечистоплотность или в рамках сговора с кем-то из сотрудников. Тогда как у штатных работников всегда есть доступ к учетному ПО, товару, или инвентаризационной описи.

Практика показывает, что даже чередование независимых внеплановых проверок с плановой частичной ревизией собственными силами дает положительный результат: подтягивается дисциплина, снижается количество хищений, планово-экономический отдел работает на основании корректной и актуальной информации, бухгалтерия оперирует реальными данными, а дирекция при планировании и оценке может опираться на проверенные цифры.

Компания «Ревизор» проводит независимую инвентаризацию, ориентируясь на прикладную ценность проверки:

1. Быстро и одномоментно. Географически распределенный штат счетчиков и экспертов-ревизоров позволяет проверять одновременно несколько территориально распределенных объектов. Так в компании проводили инвентаризацию ТМЦ сети строительных гипермаркетов — более 250 ревизоров вышли в ночную смену в магазины сразу в нескольких регионах. Подготовка заняла 2 дня, инвентаризацию торговых залов сделали за 1 ночь.

2. Беспристрастно. Счетчики и ревизоры никак не связаны с сотрудниками подрядчика, поэтому все цифры объективны, а отчеты прозрачны.

3. Простая интерпретация и практическая значимость результатов. Отчеты легко интегрируются в систему учета, а помимо сухих цифр заказчик получает рекомендации по улучшению технологии инвентаризации. Эти рекомендации компания может использовать при проведении последующих плановых или внеплановых проверок собственными силами.

Особенности проведения

Специфика инвентаризации товарно-материальных ценностей кроется в разнообразии вариантов хранения ТМЦ. Оборотные активы предприятия могут:

• храниться на складах, например, сырье для изготовления продукции или готовый товар для отгрузки дистрибьюторам,
• льзоваться для ведения хозяйственной и производственной деятельности,
• служить демонстрационным материалом в шоу-румах или выставках,
• передаваться в аренду.

Независимо от местонахождения товарно-материальных ценностей, они должны учитываться, контролироваться, а их перемещения внутри компании обязательно документироваться.

Технология контроля от товара к товару может отличаться. Например, для товаров с поштучной упаковкой проверяющие просто вскрывают палету, пересчитывают продукцию и сверяют данные с описью. Сыпучие и жидкие ТМЦ взвешивают, измеряют их объем. Когда нет возможности взвесить или проверить литраж, массу считают по соответствующей формуле.

Для сельскохозяйственной продукции, масса которой измеряются в тоннах, используются специальные таблицы — по ним даже корнеплоды, хранящиеся навалом, можно пересчитать в тоннаж.

Если для учета товарно-материальных ценностей выбрано рабочее время, на складе или производстве приостанавливаются прием и отгрузка, закрывается доступ для всех, кроме членов комиссии и материально ответственного лица. На больших складах, где за одну дневную или ночную смену провести ревизию невозможно, после каждой рабочей смены комиссии помещение опечатывают, описи и документы помещают в сейф. При ночных проверках такой необходимости нет.

Этапы процесса

Подготовка

Подготовительный этап на 90% состоит от документальной работы: решение о ревизии отражают в приказе, подписанном руководителем. С ним обязательно знакомят всех сопричастных к инвентаризации ТМЦ, занося данные о приказе в журнал регистрации. Такой журнал можно вести по форме ИНВ-23 или по собственной форме предприятия, утвержденной в учетной политике. Так как приказ является основополагающим документом для инвентаризации ТМЦ, важно оформить его в соответствии с Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н (ред. от 24.12.2010) «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности в Российской Федерации» (зарегистрировано в Минюсте РФ 27.08.1998 N 1598) и Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 N 49 (ред. от 08.11.2010) «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества». Два этих документа регламентируют порядок оформления и документирования инвентаризации.

В приказе оговариваются сроки и цель ревизии, формируется состав комиссии. Согласно вышеуказанным нормативным документам, в рабочей группе должно быть не менее трех участников так или иначе связанных с оборотом товарно-материальных ценностей. Обычно, это бухгалтер, товаровед или технолог, сотрудник планово-экономического отдела или юрист.

В состав комиссии не входит материально-ответственное лицо (МОЛ), тем не менее, этот сотрудник обязательно присутствует на этапе подсчета фактического наличия — это важный нюанс, потому что без МОЛ инвентаризация может быть признана недействительной. Более того, присутствие МОЛ при учете настолько важно, что даже при содержании материально-ответственного сотрудника под стражей, его доставляют к месту проверки для участия в ревизии.

Перед ревизией материально-ответственное лицо или лица, если их несколько, должны сдать в бухгалтерию приходные и расходные документы, расписавшись в их передаче. Тем самым подтверждается, что все поступившие ТМЦ оприходованы должным образом, а вышедшие из обращения — списаны.

Проверка

На этой стадии рабочая комиссия со счетчиками выходит на склад и ведет фактический учет товарно-материальных ценностей. При подсчете заполняются ведомости, обычно с перекрестной проверкой. Исправлять или корректировать ведомости, даже в процессе работы, запрещено, так как этот документ по окончании проверки передается в бухгалтерию.

Чтобы сверка описи с фактическим наличием ТМЦ прошла как можно быстрей, перед проверкой склад, торговый зал или любое другое место хранения ТМЦ необходимо подготовить. В «Ревизор» при проведении независимой инвентаризации товарно-материальных ценностей заранее проверяют, есть ли свободный доступ к полкам, стеллажам и местам хранения. Если нет — подготавливают. Также перед учетом размечаются зоны подсчета, по ним распределяются сотрудники с оборудованием: каждый знает, где начинается и заканчивается зона его ответственности, что ускоряет процесс и исключает ненужное дублирование. Обязательно убирают с места проверки все личные вещи или товары, не подлежащие учету. Это необходимо, чтобы не исказить результаты.

Сверка

На стадии сверки инвентаризационные описи сверяют с приходно-расходными документами и данными бухучета. Для несоответствий используются сличительные ведомости по форме ИНВ-19 — они показывают, по какой позиции и в каком количестве найдено несоответствие. Один экземпляр ведомости остаются в бухгалтерии, другой передают материально ответственному лицу.

Сличительные ведомости рассматривает комиссия. Она же анализирует результаты проверки и устанавливает причины несоответствий. Итоги работы оформляются протоколом или ведомостью по форме ИНВ-26.

Основные документы

Основными документами для проведения и фиксирования результатов инвентаризации ТМЦ являются:

• приказ руководителя,
• инвентаризационная ведомость,
• сличительные ведомости,
• акт/протокол решения комиссии.       

Для большинства документов есть готовые формы, разработанные в рамках Постановления Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. N 88. Это рекомендуемые формы. И если предприятию удобней работать по другим формам, оно может их разработать и утвердить в учетной политике.

Что касается акта/протокола решения комиссии, для него регламентированной формы нет и он не включен в состав обязательных документов при проверке ТМЦ. Однако в судебной практике есть прецеденты, когда такой акт принимался как доказательство причинения имущественного ущерба организации, поэтому если ревизия выявляется факт хищения, выводы комиссии желательно подкрепить таким документом.

Нюансы и специфика

Учет товарно-материальных ценностей может проводиться полностью, по всем товарным группам и объектам компании. В этом случае говорят о полной или тотальной инвентаризации ТМЦ, часто совмещаемой с проверкой основных средств. В этом формате сверку удобно проводить в конце года. Это позволяет получить данные о хозяйственной деятельности и соблюсти требования ФЗ 402 «О бухгалтерском учёте»: закон обязывает предприятия сличать документальные данные с фактическим количеством в конце четвертого квартала каждого кода перед составлением бухгалтерской отчетности.

Учет отдельных видов товарно-материальных ценностей, например, только сырье или только готовая продукция, а также отдельных объектов размещения, относится к категории частичного. Им можно ограничиться при смене материально-ответственного лица на данном объекте или изменения бизнес-процессов по данной категории товара.

Выборочной считают ревизию устаревшего, бракованного, уцененного ТМЦ или товаров в аренде.

По формату проведения инвентаризации ТМЦ делят на плановые, которые проводятся по заранее утвержденному графику, и внеплановые, инициируемых без привязки к графику или обязательным по ФЗ 402 условиям (продажа или передача в аренду, смена МОЛ, форс-мажор, реорганизация и пр.).