Ревизия товаров в магазине

Ревизия товара в магазине покажет, сколько позиций в наличии, а сколько по документам, есть ли пересортица или недостачи. Это нужно руководству, чтобы контролировать товарооборот, и бухгалтерии, чтобы оперировать актуальными учетными данными.

Периодичность ревизии товаров

Нормативно-правовые акты этот вопрос никак не регулируют. Однако Приказ Минфина России от 06.10.2008 N 106н оговаривает, что в учетной политике должен быть указан «порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации». В документе это можно прописать как график или один абзац, предписывающий проводить ревизию товара с определенной периодичностью.

Практика показывает, что в небольших торговых точках плановые проверки удобно проводить раз в 1-2 месяца. При этом каждый раз можно не делать полную ревизию, а снимать данные по продуктовым группам. Внеплановый контроль проводится ситуационно: при выявлении недостачи, реструктуризации предприятия, смене материально-ответственного сотрудника.

Порядок проведения ревизии

Ревизию по графику или вне плана инициирует приказ руководителя компании. В нем определяется:

состав комиссии с указанием ФИО и должности проверяющих,
группы товаров или имущество, подлежащее проверке,
сроки начала и окончания,
причины и основания.

Если ревизия делается в первый раз, то дополнительно оформляется Положение или Инструкция о порядке и составе действий. Это документ внутреннего пользования, нужный исключительно для удобства. Он составляется один раз и актуализируется по мере надобности. В нем можно прописать все детали: формат (с остановкой торговли, в нерабочее время, по группам товаров, по отделам, методом штрихкодирования и пр.), состав документального отчета и комиссии, если он разный для плановой и внеплановой проверки.

К началу любой, по графику или внеплановой, проверки готовится приказ и перечень товара — ревизионная ведомость. К каждой проверке ведомость делается заново.

Рекомендуемый состав комиссии для небольшого и среднего магазина —3 человека. Желательно включить в нее товароведа, представителя бухгалтерии и кого-нибудь из руководства. Участвовать в проверке могут все сотрудники магазина, но ответственность за цифры в ведомости несут только члены комиссии.

Если сделать ведомость в двух экземплярах, можно вести параллельный подсчет, сличая данные по завершении подсчета каждой группы, секции, полки или холодильника. Так быстрей.

Чтобы исключить ошибку в пересчете, результаты подсчета в целом, по местам хранения или товарным группам перепроверяет кто-то из членов комиссии. Если это предусмотрено инструкцией, итоговые данные подписываются всеми членами ревизионной комиссии или оформляются отдельным протоколом.

По данным ведомости рассчитываются остатки в их стоимостном выражении. Показатели сравниваются с данными учета, после чего формируется сличительная ведомость. Она учитывает остатки предыдущей ревизии с учетом поступлений, отгрузок, естественной убыли, возвратов и списаний за текущий период.

Оформление проверки

По завершении ревизии товара, в магазине должен остаться следующий пакет документов:

Положение или Инструкция о регламенте действий при контрольно-ревизионных мероприятиях.
Приказ о проведении ревизии и назначении комиссии.
Ревизионная ведомость.
Сличительная ведомость.
Акт.

Акт — документ, завершающий проверку. Для него нет обязательной унифицированной формы, поэтому если удобно, можно пользоваться образцами актов инвентаризации, разработанными и утвержденными Госкомстатом РФ, или составить собственную форму для внутреннего пользования. В последнем случае при разработке документа необходимо пользоваться положениями ст. 9 закона о бухучете №402-ФЗ и дополнительно закрепить форму акта в Учетной политике предприятия.

В любом случае, в акте должны быть отмечены:

основание,
состав комиссии со ссылкой на приказ,
вид проверявшихся активов,
дата начала и окончания, с указанием даты снятия фактических остатков,
материально-ответственное лицо,
фактическое наличие и денежная стоимость товара,
данные о сдаче в бухгалтерию документов на товарно-материальные ценности.

Готовый акт в двух экземплярах подписывают члены комиссии, руководитель предприятия и главный бухгалтер. Один отправляется в торговую точку, где проводили проверку. Другой остается в бухгалтерии или у руководителя. Закон не регламентирует количество экземпляров ревизионных актов, поэтому если лиц, заинтересованных в результатах проверки больше, актов может быть больше двух.

Стандартные ошибки

Несмотря подробные алгоритмы проверки, при проведении ревизии товара в магазинах раз за разом совершаются типовые ошибки.

Контроль без основания. Основанием является приказ. Со всеми подписями и датами. Без приказа и ознакомления с ним всех заинтересованных сотрудников, результаты проверки не имеют юридической силы.

Контроль исключительно силами работников магазина. В составе комиссии и среди счетчиков обязательно должно быть хотя бы одно незаинтересованное лицо (технолог, сотрудник отдела снабжения, бухгалтер). В противном случае, результаты всегда будут идеальными.

Не учитывается естественная убыль. О потере массы, обусловленной изменениями свойств продукции при хранении, часто забывают в магазинах, где продаются товары в развес или в розлив. Хотя именно для них характерна усушка, утряска, а также утрата части массы при разливе и фасовке.

Приостановка процедуры без отметки или опечатывания. Делать паузу при ревизии товаров допускается только для обеденного перерыва или по окончании рабочего дня. Причем варианта нежелательны: лучше привлечь к подсчету больше сотрудников и закончить без остановок.

Взыскание без объяснительной. Объяснительная — документ, в котором материально-ответственное лицо подтверждает свою готовность нести ответственность за недостачу. Если нет объяснительной, руководство не имеет права применять дисциплинарные меры.

Отсутствие ревизионной и сличительной ведомостей. Нет первичных документов — нет нарушения. Отсутствие фактических данных не позволит доказать недостачу, в том числе и в суде.

Вовремя и правильно организованная, точно оформленная ревизия товара в магазине помогает всегда держать «руку на пульсе»: персонал — под контролем, товарооборот — четко отлаженным, бухгалтерский учет — актуальным.